La gestion du temps et de sa productivité, ou la grande question de management depuis déjà quelques dizaines d’années.
En effet, dans une société où tout va de plus en plus vite, nous sommes toujours à court de temps. Il devient ainsi extrêmement difficile de s’organiser afin de réaliser toutes les tâches voulues.
Or, en cherchant à être aussi productif que possible, il n’est pas rare de provoquer l’effet inverse. Car certaines “astuces” qui vous semblent alors bien utiles, sont en réalité les pires ennemies de la gestion du temps. Ces fausses solutions qui, au lieu de nous aider à utiliser notre temps de manière efficace, nous fait le gâcher.
Voici les sept erreurs les plus communes, à éviter absolument pour reprendre le contrôle de sa vie.
Erreur 1 : Le multi-tâche
Première erreur de cette liste, il s’agit du multi-tâches, ou le fait d’effectuer plusieurs choses en même temps.
Certes, on pourrait penser que le multi-tâches est un véritable allié de la gestion du temps. Seulement, bien au contraire, il n’en est qu’un faux-ami.
Effectivement, penser qu’il est possible de réaliser plusieurs tâches dans le même laps de temps est purement utopique.
Malheureusement, que l’on soit un homme ou une femme, le cerveau humain ne fera pas de différence. Car cela n’a absolument rien à voir avec les différences de type cérébrale entre masculin et féminin.
Plutôt, cela est dû à l’incapacité du cerveau d’un être humain à traiter deux choses à la fois. Non, malheureusement, il ne peut certainement pas partager son attention sur plusieurs éléments.
En réalité, alors que l’on pense gérer deux actions en même temps, le cerveau est en train de les traiter chacune, alternativement.
Ce qui n’est absolument pas la même chose, vous en conviendrez. En effet, travailler ainsi entraîne une multitude de micro-interruptions.
Seulement, c’est au démarrage que l’on consomme le plus d’énergie. Par conséquent, à chaque fois que votre cerveau se focalise sur une nouvelle tâche, il dépense énormément.
En toute logique, vous serez finalement bien plus vite fatigué que si vous vous étiez occupé d’un travail à la fois.
En outre, lorsque l’on effectue plusieurs choses en même temps, notre concentration diminue de manière conséquente. Puisque pour ne rien arranger, vous vous ouvrez alors aux distractions extérieures. Comme nous sommes dans un monde de sollicitations constantes, il devient extrêmement compliqué de se concentrer.
Pour éviter cette perte de temps, vous l’aurez compris, mieux vaut ne faire qu’une chose à la fois. Même s’il est très frustrant de ne pas s’occuper de vos autres responsabilités immédiatement.
Si vous vous forcez à remplir une besogne correctement, votre productivité en sera grandement améliorée.
La méthode Pomodoro
Développée à la fin des années 80 par Francesco Cirillo, la méthode Pomodoro tient son nom du mot “tomate” en italien. La raison d’un tel nom en est simple, puisque son inventeur utilisait un minuteur en forme de tomate.
Dans l’idée, il s’agit tout simplement de fractionner son temps de travail en intervalles de 25 minutes, chacune étant séparée de la suivante par une pause de 5 minutes.
En effet, Cirillo a ainsi mis en lumière le fait que 25 minutes était une intervalle optimale. Ni trop courte, pour avoir le temps de remplir une tâche. Ni trop longue, pour ne pas se démotiver avant même de commencer, ou bien au fur et à mesure de la tâche.
Mais comment gagner en productivité avec juste cette technique ?
En pratique, l’idée est de se consacrer uniquement à une besogne précise durant ces 25 minutes. D’une durée tout à fait raisonnable, vous n’allez certainement pas vous laisser distraire par des éléments autour de vous.
Si une distraction vous vient tout de même à l’esprit, écrivez-la, puis revenez immédiatement sur votre travail. Vous aurez tout le temps disponible à lui consacrer après.
Erreur 2 : La “to do list”, ou liste de choses à faire
En soi, cet liste n’a absolument rien de gênant dans l’organisation de son temps, bien au contraire.
Après tout, avec cette “to do list”, on note au fur et à mesure ces tâches que l’on doit réaliser. En théorie, cette liste est donc une excellente idée.
Seulement, il existe aussi deux grands pièges dans lesquels de nombreux utilisateurs tombent. Ce qui la rend alors non seulement totalement inefficace dans la gestion du temps, mais peut même jusqu’à en ralentir son auteur.
Une liste d’objectifs au lieu d’une liste d’actions
En ce qui concerne le premier piège de la “to do list”, on retrouve cette tendance à se donner des objectifs au lieu d’actions.
Certes, cela ne parle peut-être pas dit ainsi. Pourtant, se donner un objectif au lieu d’une action peut réellement non seulement vous faire perdre du temps, mais aussi aller jusqu’à vous décourager.
Pour faire simple, concrètement, un objectif peut être par exemple de gagner sa vie avec un blog, ou bien lancer son business en ligne.
Dans l’image, ces objectifs semblent pourtant parfaitement faisables. Après tout, ne sont-elles pas des tâches potentiellement visualisées sur une liste ?
Vrai, mais en général, cela n’est dû qu’à une tendance populaire. Car très souvent, face à ces objectifs, on est perdu, confus. On ne sait plus comment s’y prendre.
D’accord pour lancer un blog, mais comment s’y prendre ? Créer son business en ligne serait une excellente idée, mais par où commencer ?
En préférant les actions, vous évitez tout risque de vous perdre dans le comment du pourquoi.
Alors, à titre d’exemple, pour le blogging, vous pouvez commencer par le brainstorming d’idées et thèmes sur lesquelles poster.
Pour lancer votre affaire sur internet, en assumant que vous avez déjà votre produit ou service prêt, vous pouvez totalement réfléchir à la manière de le vendre en ligne, sur quelle plateforme.
Remplir une liste plus vite qu’elle n’est vidée
Souvent, en voulant bien faire, on se retrouve à accumuler les tâches sur sa fameuse liste qui s’allonge.
Pourtant, le rythme de celles réalisées est bien plus lent, voire même parfois immobile. Et cela, même en ayant choisi des actions.
Dans une telle situation, la difficulté se situe certainement sur le type d’action indiquée. Notamment, sur la complexité de celle-ci, ainsi que le temps estimé pour la réaliser.
C’est ainsi que, en vous levant le matin, vous découvrez une tâche écrite la veille qui va certainement vous prendre la semaine.
Or, non seulement ce n’est absolument pas motivant. Mais en voyant une telle charge de travail, le moment ne sera jamais le bon, avec suffisamment de temps disponible.
Pour éviter cela, il est nécessaire de fractionner vos plus grandes tâches.
Concrètement, pour reprendre l’exemple du blog, votre première besogne ne sera pas de l’ordre “faire le design du blog”. Mieux vaut alors commencer par “réfléchir à un code couleur en rapport avec le sujet”. Puis, “penser à une mise en page pour encadrer les articles, produits et/ou services proposés”.
En effet, si vous désirez faire un travail qui vous correspond, celui-ci risque de vous prendre plusieurs jours. Par conséquent, en faisant ainsi, vous ne perdrez plus de temps à ne pas savoir par où commencer.
Vous aurez structuré vos tâches à réaliser, grâce à des actions réalisables rapidement.
Erreur 3 : Compter sur sa motivation uniquement
Ce qui signifie que, pour avancer dans votre projet et être productif, vous estimez que votre motivation est amplement suffisante.
Bien évidemment, la motivation est un facteur indispensable dans votre dessein. Après tout, c’est grâce à elle que vous vous lancez, que vous démarrez lorsque vous n’avez rien d’autre.
Toutefois, malgré vos bonnes intentions et votre optimisme, pensez ainsi est purement idéaliste.
En effet, la motivation reste une émotion. Il s’agit donc d’un caractère purement variable, sujet à monter ou baisser selon les conditions.
Ainsi donc, nombreux sont ceux à vouloir baser dessus leur réussite. Malheureusement, sur ces candidats, ceux qui se retrouvent à abandonner avant d’atteindre le succès sont tout aussi nombreux. Car il suffit d’une petite baisse de moral pour mettre la motivation à l’épreuve.
A titre de comparaison, c’est un peu comme si vous vous basiez sur la météo. Comme si, pour réussir, vous n’aviez décidé de travailler que les jours de soleil.
Certes, il reste quelques personnes dont la volonté ne faillit pas et fait envie à bien d’autres. Mais pour la plupart d’entre nous, ce n’est absolument pas le cas.
De très nombreuses idées pourtant particulièrement prometteuses se retrouvent alors aux oubliettes.
La puissance des habitudes
Au lieu de vous reposer uniquement sur votre motivation, mieux vaut donc préférer l’assurance des habitudes. Celles-ci seront ainsi bien plus efficaces pour vous faire persévérer dans votre projet.
En cela, établir une routine vous amène simplement à réaliser une action sans même y réfléchir.
Concrètement, vous pensiez travailler sur votre business tant qu’il fonctionnerait et que vous en auriez envie. Seulement, vous n’avez pour ainsi dire pas encore envisagé la possibilité de ne plus être aussi motivé.
Or, pour être tout à fait honnête, il est dans la nature humaine d’être d’humeur changeante. Si vous pensez avoir constamment les mêmes envies, vous risquez fort d’être déçu très rapidement.
Plutôt, arrangez-vous pour vous forcer, chaque matin, à la même heure, à vous mettre devant votre ordinateur pour travailler.
Ici, la motivation vous a amené à prendre cette décision et à vous y tenir dans un premier temps. Une fois cette habitude adoptée, cette routine établie, c’est tout naturellement que vous vous réveillerez tôt le matin.
Erreur 4 : Faire trop de choses en même temps
Dans la continuité de la première erreur de cette liste, le multi-tâches, on retrouve aussi cette envie constante de s’éparpiller.
Bien sûr, cela traduit votre motivation, votre envie de vous lancer, de travailler. En soi, il s’agit d’un signe plutôt positif.
Seulement, il y a toujours le revers de la médaille et ce cas-ci n’en fait pas l’exception.
Quand on a envie de se lancer dans une idée, il n’est pas rare de vouloir en faire de même pour toute idée parallèle. Ainsi, on a souvent de nombreux projets en même temps, à s’éparpiller sans arrêt.
Seulement, de cette manière, vous éparpillez aussi votre énergie. En toute logique, chacun de vos projet avancera alors beaucoup plus lentement.
Il ne faut surtout pas constamment se diversifier en espérant qu’il y ait au moins un projet qui marche. Chacun d’entre eux se dirigera vers le succès à la vitesse d’un escargot. Et, vous en conviendrez, votre motivation risque alors de retomber bien plus vite.
A titre de comparaison, prenez l’image d’une ampoule. Lorsque celle-ci est allumée, elle éclaire plus ou moins faiblement une pièce dans son entièreté. Par contre, si vous prenez la même intensité mais dirigée vers un même point, comme pour un laser, les conséquences de celui-ci sur la surface vers laquelle il est dirigé risquent de ne pas être les mêmes. En effet, la lumière sera concentrée dans une seule direction.
A votre niveau, en partant de ce même constat, dirigez toute votre énergie sur un projet uniquement.
Quel serait celui qui vous tiendrait particulièrement à cœur ? Celui sur lequel vous préférez mettre toute votre énergie ?
Non, n’allez pas éparpiller votre précieuse énergie sur trop de choses à la fois.
Erreur 5 : ne pas mettre de limite dans le temps dans son projet
Autre erreur qui peut se révéler fatale à votre idée, il s’agit simplement de ne pas y mettre de limite temporelle.
Petite explication, lorsque l’on demande à une personne son projet, il n’est pas rare d’obtenir une réponse précise. Tous les principaux éléments et détails en lesquels celui-ci consiste sont parfois même connus et visualisés.
Seulement, alors que la question suivante concerne le moment de la réalisation de ce projet, la réponse est tout autre. “Bientôt”, “prochainement”, “un de ces jours”…
Quel dommage, d’avoir une idée si travaillée mais de ne pas penser à une limite dans le temps pour la concrétiser !
La loi de Parkinson
Avez-vous déjà entendu parler de la loi de Parkinson, loi fondamentale de l’organisation du travail ?
Elle fut découverte par l’homme du même nom en observant l’administration britannique dans les années 1950.
Celui-ci en a conclu que : ”le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement.”
Ce qui concrètement, ne signifie rien d’autre que plus vous aurez de temps pour réaliser une tâche, plus vous occuperez ce temps. Par conséquent, sans limite temporelle, il y a fort à parier que votre projet ne se réalisera jamais.
D’ailleurs, vous l’avez sans doute remarqué vous-même sur votre propre travail. Notamment à l’école ou à l’université, quand il s’agissait de rendre un travail, comme un mémoire. Pour celui-ci, il est généralement donné plusieurs mois, en se basant sur le temps d’étude et de recherche. Or, la plupart d’entre nous ne le niera point, il aurait tout à fait être à rendre bien plus tôt.
L’on se serait alors adapté en concentrant les heures de travail. Au moment fatidique où le document devrait être rendu, les auteurs l’auraient tendu au professeur sans plus d’inquiétudes que si cette date avait été un mois ou deux plus tard.
Par conséquent, si vous vous trouvez dans cette situation, n’attendez plus pour y réfléchir.
Il ne s’agit pas de se lancer corps et âme sans réfléchir, en mettant en suspens sa vie entière. Simplement, si ce travail vous tient réellement à cœur, il est aujourd’hui primordial de fixer une date. Que celle-ci soit la semaine prochaine, comme l’année prochaine.
Progressivement, vous commencerez à vous préparer pour votre objectif pour que celui-ci soit enfin concrétisé au jour J.
Erreur 6 : vivre dans l’instantanéité
Ici, mieux vaut ne pas le confondre avec vivre dans l’instant présent. Ce dernier étant un dicton bien plus relatif à une philosophie de vie qu’à la réalisation de votre projet.
Seulement, l’instantanéité reste bien différente de l’instant. Elle définit plutôt la société dans laquelle nous vivons actuellement. Nous ne pouvons le nier, les sollicitations venant du monde extérieur sont constantes, sans relâche. Et ce, bien qu’elles ne soient pas, dans l’immense majorité des cas, de véritables urgences.
Elle peuvent se présenter à vous sous forme de messages, d’emails, de notifications sur les réseaux sociaux, d’appels téléphoniques… Bref, tous ces échanges qui pourraient vous distraire de votre tâche. Même seulement quelques secondes suffisent pour vous ralentir considérablement.
Bien entendu, une seule sollicitation ne devrait pas vous faire beaucoup de mal. Mais multipliez-les par plusieurs centaines, c’est votre productivité de la journée qui se retrouve presque réduite à zéro, si vous n’y prenez pas garde.
Et celles-ci ne feront que prendre le contrôle de votre temps. En effet, il y aura toujours une demande plus urgente que ce que voue effectuez maintenant.
Par conséquent, même pendant quelques heures, idéalement, une journée, apprenez à refuser de répondre à ces sollicitations.
Mettez-vous simplement en mode ermite, si cela vous parle. Simplement, le temps de vous focaliser uniquement sur vos propres besognes.
Sinon, vous allez sans cesse être interrompu. Et comme dit plus tôt à de plusieurs reprises, l’énergie dépensée au démarrage est la plus importante. Vous risquez donc, à nouveau, de vous épuiser inutilement.
Erreur 7 : La procrastination
Connue par tous, voici enfin la fameuse, la célèbre procrastination. Ceux qui n’en ont jamais fait l’expérience se comptent certainement sur les doigts d’une main.
Par ce mot presque scientifique, il s’agit simplement de remettre au lendemain ce que l’on peut faire aujourd’hui. Ce qui signifie que l’on parvient à trouver une bonne raison de ne pas faire ce que l’on avait prévu.
Cette procrastination est parfaitement diabolique dans le travail d’un indépendant. Car celui-ci, malgré tous ses plans, risque bien de trouver un moyen de les repousser. Du moins, s’il n’y fait pas suffisamment attention.
Pour sortir vainqueur de cette pénible bataille contre la paresse, voici quatre astuces, à appliquer consciencieusement.
Astuce 1 : Grouper les tâches
Cette astuces peut vous sembler bien basique, mais elle est pourtant redoutable.
En effet, lorsque vous regroupez vos travaux d’un même domaine, cela vous amène à les réaliser l’un à la suite des autres.
Or, nous l’avons mentionné précédemment, le plus difficile est toujours le démarrage. Car le temps d’adaptation, à réfléchir comment l’on va procéder est généralement sous-estimé.
Par conséquent, en groupant les tâches, vous ne réfléchissez pas à la suivante. Le risque que vous vous trouviez une excuse pour ne pas le faire sera bien moins élevé.
Sans oublier que, en procédant ainsi, vous gagnez du temps entre les différentes besognes. Effectivement, il est quasiment inutile de chercher la suivante, puisque vous l’avez déjà devant vous.
Ainsi, vous l’aurez compris, lorsque vous commencez à répondre à un email, faites-les tous ensemble. Ou bien, si vous classez des photos pour votre prochain article seulement, procédez aussi pour les autres.
Astuce 2 : Découper les gros projets en parts
Une autre raison de la procrastination concerne la taille de certains travaux.
Effectivement, que celui qui ne s’est pas découragé à la vue d’un gros projet jette la première pierre.
Lorsque l’on devine que celui-ci va nous prendre beaucoup plus de temps que l’on pensait, voire même plus d’une journée, on se dit que cela ne fera sans doute pas grande différence s’il est réalisé le lendemain. Et le jour suivant, l’histoire sera la même, vous l’aurez compris.
Seulement, en divisant simplement ce projet en plus petites parts, il sera ainsi beaucoup plus accessible.
Par exemple, pour lancer son business sur internet, les débuts peuvent être laborieux. Cela représente d’ailleurs un énorme travail de préparation. En particulier, si vous préférez faire autant que vous pouvez par vous-même.
Par conséquent, choisissez des actions réalisables relativement rapidement, pour ne pas vous décourager. Telles des petites missions journalières ou semi, que vous pourrez accomplir sans chercher d’excuse pour les repousser.
Astuce 3 : Accepter de ne pas être parfait
Non, la perfection n’existe pas. Même si on a essayé de vous l’inculquer durant votre jeunesse, vous ne l’atteindrez jamais.
Rien ni personne n’est parfait, donc rien ne sert d’être perfectionniste.
Ce qui pourrait sonner comme négatif est en réalité un message d’espoir. Puisque, si vous cherchiez en vain à vous rendre irréprochable, vous devez au contraire accepter vos erreurs. Car c’est par celles-ci que l’on apprend, on ne le dira jamais assez.
En outre, en étant perfectionniste, on a tendance à éviter l’action, la prise de décision. Tout simplement, car on refuse de réaliser un travail imparfait. Mais comme rien n’est parfait, il s’agit purement d’un cercle vicieux.
D’un autre côté, en règle générale, plus vous agissez, plus vous apprenez. Certes, ce ne sera pas constamment irréprochable, mais de mieux en mieux.
Astuce 4 : Travailler sur l’habitude et la routine
Nous l’avons expliqué plus haut, même si l’habitude n’est souvent pas apprécié à sa juste valeur, elle est pourtant une qualité inégalable dans le domaine du travail en indépendant.
Tout simplement, puisque la routine nous amène à agir de manière répétée, sans réfléchir. Grâce à elle, vous ne penserez pas, même inconsciemment, à vous trouver une excuse pour repousser ce que vous devez faire.
